Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para verlos. Los informes pueden agurparinformacion,sacarla y no se pueden modificar.
Para crear un informe podemos utilizar:
Diseño de informe:
- ¿que es informe?
Abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir uniendo los distintos objetos que queremos ver en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido para ajustar el informe a nuestras necesidades.
Utiliza un asistente que nos va guiando en la creación del informe.
Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta en el Panel de Exploración.
Abre un informe en blanco en vista Presentación.
- Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los campos en el informe utilizando los botones como corresconden.
Primero la tabla se selecciona de donde los datos del cuadro seran el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor es escoger un informe de alguna consulta.
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecan en el informe por varios conceptos, en el pie de grupo normalmente se ven totales de ese grupo.Para añadir un nivel de conjuntos, en la lista de la izquierda.
- El asistente para informes:
En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente.
- El asistente para informes :
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para informes:
La vista diseño es la que nos permite especificar el informe, en ella le indicamos cómo debe presentar los datos del origen del informe.
Para entrar a la vista de diseño debemos entrar al informe seleccionado. Nos aparece la ventana diseño:
El Encabezado del informe, es lo que queremos que aparezca al principio.
El Encabezado de página, es lo que queremos que salga al inicio de cada página.
El Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno sólo por página según el tipo de informe.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos el elemento Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, en la siguiente imagen puedes ver estas opciones.
- La pestaña Diseño de informe:
Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra la sigiente barra de herramientas.
A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. 
El primer botón nos permite pasar de una vista a otra, así podemos elegir entre Vista Diseño, la Vista Presentación vista preliminar y finalemente la Vista Informes.
- La sección Controles y campos:
Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se pueden utilizar los mismos controles que para formularios como por ejemplo los botones de comando.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él, a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez.
La etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título.
Línea para añadir una línea en el informe.
Rectángulo para añadir un rectángulo al informe.
Por último podemos añadir controles, más complejos . Puesto que el manejo de los controles en informes es idéntico al de los controles de un formulario.
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access.
Imprimir directamente
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir.Despliega el Botón de Office y colcoca el ratón sobre la flecha que aparece junto al comando Imprimir.
Hacer clic sobre el nombre y con el boton office imprimir.
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando están instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresión.
La opción Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresión a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora.
Con el botón Configurar.Podemos configurar la página, cambiar los márgenes, impresión a varias columnas, etc...
Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada.
Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresión definitiva.
Para abrir la vista previa hay dos opciones:
También puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploración y seleccionar la opción en el menú contextual o si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.
En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora.
En la parte superior tenemos una nueva y única pestaña (la pestaña Vista preliminar) con iconos que nos ayudarán a ejecutar algunas acciones:
El botón reduce el tamaño del informe para poder ver dos páginas en una sola pantalla,
permite visualizar hasta seis páginas en la misma pantalla.
envía el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir también enviarlo a una hoja de cálculo Excel por ejemplo.
Utiliza la opción PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS.
Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
Cuando ya hemos visto con el usuario, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento y sacar por cada grupo una cabecera especial o una línea de totales, también podemos definir una determinada ordenación para los registros que aparecerán en el informe.
Para definir el orden de los registros, debemos crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe.
Puedes añadir un grupo de orden haciendo clic en Agregar un grupo.
Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo.
Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenación dentro de un grupo.
Puedes hacer clic en el vínculo Más para ver más opciones de ordenación y agrupación.
Con las flechas puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.
Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada BB.DD.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos.
